PC-Absturz, Tool-Chaos und meine Erkenntnisse

Mitten in der Arbeit passiert es: Der Bildschirm wird schwarz, der Computer stürzt ab – und weigert sich, wieder hochzufahren, ohne das Systempasswort.
Das Passwort habe ich natürlich. Aber es liegt im Passwortmanager – gut gesichert, nur gerade unerreichbar.

Mir wird warm, die Hände werden feucht. Also zum Ersatzrechner. Meine letzte Hoffnung. Doch auch da der Dämpfer: Das Mailprogramm verlangt ein Passwort. Ich war dort schon seit Monaten nicht mehr eingeloggt. Und der Passwortmanager? Der lässt sich nur öffnen mit einem Code, der per Mail verschickt wird.

Ein Teufelskreis.

Kurz denke ich ans Handy – vielleicht könnte es helfen. Aber dort ist nichts eingerichtet, ich nutze es (fast) nur zum Testen von Websites.

In diesem Moment wird mir klar, wie schnell ich den Zugriff auf mein digitales Leben verlieren kann. Meine Gedanken kreisen – bis ich die Lösung finde: über meinen Hoster. Zum Glück sitzt er in meiner Nähe, ich könnte notfalls sogar persönlich vorbeigehen und mich ausweisen. Aber morgen, denn jetzt haben sie schon Feierabend.

Zum Glück sieht am nächsten Morgen die Welt wieder besser aus. Mein PC startet wieder auf, fast als sei nie was gewesen. Keine Frage mehr nach dem Systempasswort. Soviel zur logischen Technik.

Aber eins ist ebenso klar: Das passiert mir nie wieder. Ich brauche neue Strukturen.

Passwortmanager – die Entscheidung

Nach dieser Erfahrung war klar: Dashlane ist Geschichte. Schon länger hatte ich damit geliebäugelt, zu wechseln – doch der Absturz zeigte mir, dass endgültig Zeit war loszulassen.

Gar nicht so einfach, wenn es um mehrere 100 Passwörter geht.

Mit ChatGPT beleuchtete ich die Möglichkeiten. Eins war klar: Das neue Passworttool, sollte aus Europa kommen.

Und dann entdeckte ich zu meiner Überraschung, dass mein Sicherheitstool Bitdefender ein integriertes Passworttool hat.

Noch nicht ganz ausgereift, aber mit einem Team dahinter, das schnell auf Feedback reagiert und das Tool weiterentwickelt.

Der Start allerdings war ernüchternd: Ganze Ordner verschwanden wie von Zauberhand. Doch nach und nach freundeten wir uns an.

Bei der Gelegenheit habe ich auch ausgemistet: die Passwörter gesichtet, unnötige Accounts gelöscht inkl. Passwörter. Das war aufwendig, denn ich konnte nicht einfach das Passwort löschen, der zugehörige Account musste auch weg. Und das bedeutete manche Mail an den jeweiligen Kundensupport.

Die restlichen Passwörter habe ich gut beschriftet, damit glasklar ist, für was es ist.

Die wichtigste Lektion war eindeutig: Es reicht nicht, Passwörter irgendwo sicher zu speichern. Ich brauche (bessere) Backups, die ich im Notfall auf jedem Rechner öffnen kann. Und das geht mit Bitdefender gut.

Mein Entschluss steht: Ich bleibe beim Bitdefender-Passwortmanager. Er ist nicht perfekt – aber für mich eine gute Lösung.

Notion – mein zweites Gehirn im Ausnahmezustand

Noch während ich täglich meine 15 Minuten Passwörter sortierte, kam der nächste Schlag: Kein Zugriff mehr auf Notion.

Plötzlich funktionierte nichts – aus irgendwelchen DNS-Gründen blieb die Seite einfach unerreichbar.

Mein Netzanbieter Sunrise musste erst herausfinden, woran es lag, denn Notion war nicht schuld. Nach 24 Stunden fand ich (dank KI-Hilfe) immerhin einen Umweg: Über VPN konnte ich wieder auf meine Daten zugreifen. Doch bis dahin war es ein mulmiges Gefühl.

Notion war mein zweites Gehirn. Ideen, Wissen, Projekte und vor allem meine Aufgabenliste – alles läuft dort zusammen. Und genau deshalb war dieser Ausfall ein Schock. Ich habe gemerkt, wie schnell ein einziges technisches Problem meine komplette Arbeitsweise lahmlegen kann.

Trotzdem: Eigentlich bin ich nach wie vor Fan davon, ein einziges Tool zu haben, in dem alles zusammenkommt. Der Ausfall hat mir aber deutlich gezeigt, dass ich auch hier Strukturen brauche, die mir Sicherheit geben – für den Fall, dass so etwas wieder passiert.

Und das ist mir wichtiger als Bequemlichkeit.

Gleichzeitig war es nicht das erste Mal, dass mich Notion genervt hat. Immer wieder blieb ich hängen: zu viele Klicks, zu viele Möglichkeiten, zu viel Einarbeitung. Selbst nach zwei Jahren Nutzung und einem Kurs fühlte sich vieles immer noch sperrig an.

So sehr ich Notion auch schätze – es passt nicht zu mir.

Wenn ich ein Tool nach zwei Jahren und und viel Einarbeitungszeit immer noch zu kompliziert finde, läuft etwas falsch.

Mir wurde klar: Ich brauche ein neues Werkzeug. Eines, das sich meinem Alltag anpasst – nicht umgekehrt.

Also begann die nächste Etappe meines Tool-Dramas.

Was brauche ich wirklich?

Bevor ich einfach das nächste Tool installierte, habe ich einen Schritt zurück gemacht.

Ich habe mir meine Abläufe genau angeschaut:

Wo läuft es gut? Wo verliere ich Zeit? Wo brauche ich wirklich Unterstützung?

Dann habe ich meine Bedürfnisse aufgeschrieben:

• Ideen und Wissen sicher festhalten
• Aufgaben übersichtlich planen
• Kontakte zuverlässig verwalten
• möglichst europäische oder Schweizer Tools, damit auch der Datenschutz passt

Und ich habe das nicht allein gemacht: Ich habe intensiv mit ChatGPT diskutiert. Das hat mir geholfen, klarer zu sehen, was ich eigentlich brauche.

Mit dieser Liste habe ich angefangen zu testen.

Tools installiert, ausprobiert, wieder gelöscht. Videos geschaut, Erfahrungsberichte gelesen. Es war mühsam und zeitintensiv – aber nur so konnte ich herausfinden, was wirklich passt.

Die Irrwege

Mit meiner Liste in der Hand begann die Testphase und die hatte es in sich.

Anytype: Auf den ersten Blick spannend, weil dezentral und datenschutzfreundlich. Doch in der Praxis viel zu kompliziert. Alles schien möglich, aber kaum etwas war wirklich da.

Joplin: Zuerst dachte ich: nicht meins. Zu schlicht, zu wenig Komfort. Doch später kam es noch einmal ins Spiel – diesmal in Kombination mit einem zweiten Tool.

Zenkit: Flexibel, bunt, viele Optionen. Aber genau das war das Problem: zu viel. Ich wollte Klarheit, kein ganzes Baukastensystem.

ClickUp: Professionell und mächtig. Doch je länger ich testete, desto klarer wurde: zu komplex. Und trotzdem fehlten genau die Dinge, die mir wichtig sind. Auch beim Datenschutz hatte ich Bauchschmerzen – genau wie bei Trello.

Trello: Vertraut, weil ich es früher täglich genutzt hatte. Super flexibel mit Automationen, aber in der Pflege mühsam. Und auch hier: Datenschutz bleibt ein Risiko. Zumindest, wenn Kontakte rein sollen.

In diesem Moment merkte ich: Ich muss mich von meiner Idee verabschieden, alles in einem Tool zu haben.

Das war schwer, denn genau das hatte mich anfangs an Notion begeistert. Aber  mir wurde klar: Ich brauche bessere Strukturen, nicht ein Tool, in dem alles liegt.

Denn ohne Struktur wird auch das „EINE grosses Tool“ nicht einfacher.

Du siehst was ganz harmlos begann – der Entschluss, Dashlane zu ersetzen zog bald immer grössere Kreise.

Erst Passwörter, dann Ideen und Aufgaben, dann Kontakte, Mails und Office. Ich kam vom sprichwörtlichen Hundertsten ins Tausendste.

K-Suite von Infomaniak

Eigentlich wollte ich damit Microsoft 365 ersetzen – allerdings erst Ende Jahr. Doch wegen der Kontakte brauchte ich schneller eine Lösung.

Auf dem Papier klang K-Suite überzeugend: Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben – und dazu gleich noch OnlyOffice. Eine Schweizer Alternative, die vieles vereint.

In der Praxis sah es für mich anders aus. Die Mail-Lösung hätte bedeutet, dass ich meine Nachrichten entweder nur im Webmail abrufen könnte oder zusätzlich ein Programm wie Thunderbird auf dem PC einrichten müsste.

Beides fühlte sich nach Umweg an, nicht nach Vereinfachung. Auch die Aufgabenverwaltung wirkte eher wie ein Anhängsel, ohne die Klarheit, die ich mir wünschte.

So blieb am Ende der Eindruck: K-Suite ist ein solides Paket, aber für mich nicht rund.

Mein Setup (Stand: Dezember 2025)

Nach all den Tests, Rückschlägen und Umwegen habe ich nun eine Struktur, die für mich funktioniert. Jedes Tool hat seinen Platz. Und fast noch wichtiger: Im Prozess habe ich meine gesamte Ordnung überarbeitet. Dateibenennung, Ablagen, Strukturen – alles wurde klarer.

eM Client: Meine Zentrale für Mails und Kontakte. Ich habe endlich alles an einem Ort: den kompletten Mailverlauf, meine Kontakte mit allen Infos und eine hervorragende Spam-Filterung. Was früher mühsam war, läuft jetzt fast von allein. Dieses Gefühl, wenn man morgens das Postfach öffnet und (fast) der ganze digitale Müll schon aussortiert ist – unbezahlbar.

Das Tool gibt es sowohl mit jährlichen Gebühren (39,95 €) als auch als Lifetime-Variante. Es ist eine tschechische Firma und somit DSGVO-Konform.

Joplin: Mein Ort für Wissen und Ideen. Am Anfang dachte ich: „Zu schlicht, nicht meins.“ Doch beim zweiten Anlauf hat es Klick gemacht. Die Schlichtheit ist genau die Stärke.

Einziges Manko: Joplin ist nicht gemacht für viele PDFs, und der Webclipper ist rudimentär. Aber für meine Notizen, Gedanken und Sammlungen passt es.

Es ist kostenlos nutzbar und kann lokal betrieben werden oder mit einer Cloud.

PC-Ordner: Für das, was gerade läuft. Einfach, lokal, übersichtlich. Manchmal sind die simplen Lösungen die besten.

TickTick: TickTick ist, ehrlich gesagt, das beste To-do-Tool, das ich je genutzt habe. Übersichtlich, zuverlässig und einfach angenehm in der täglichen Arbeit. In einer unserer Diskussionen kam es als Empfehlung von ChatGPT – mit dem Hinweis, es sei ein US-Tool. Das stimmte leider nicht. TickTick hat chinesische Wurzeln, und das passt für mich langfristig nicht.

Ich habe diesen Punkt damals zu wenig gründlich überprüft. Ich habe kurz nachgelesen, aber nichts gefunden – und es dann dabei belassen. Ein Fehler, der mich jetzt richtig ärgert.

Im Moment lasse ich TickTick noch laufen, einfach weil es im Alltag so gut funktioniert. Zumal sie viel tun, um DSGVO-konform zu sein. Meine Daten sind verschlüsselt, und bei Terminen notiere ich ohnehin nur Initialen. Damit bin ich auf der sicheren Seite.

Parallel teste ich Illumtori, ein noch junges, kanadisches Tool, das ich über AppSumo entdeckt habe. Es ist im Moment noch in Entwicklung, aber ich sehe viel Potenzial darin. Wenn es stabil genug ist, werde ich umsteigen.

OnlyOffice: Das nutze ich für meine Dokumente und Tabellen. Präsentationen brauche ich nicht, aber der Rest funktioniert reibungslos und ersetzt für mich Microsoft 365. Modern, kompatibel und angenehm in der Nutzung. Besonders schätze ich die Kompatibilität: Dateien lassen sich öffnen, bearbeiten und teilen ganz wie in Microsoft. Und kostenlos ist die Nutzung auch noch.

Zusammen ergibt das keine riesige All-in-one-Lösung, sondern ein System, das sich an meinen Alltag anpasst. Und fast nebenbei habe ich meine ganze digitale Ordnung auf Vordermann gebracht: klare Strukturen, verständliche Dateinamen, ein System das gut funktioniert.

Und ganz ehrlich: Ohne Unterstützung durch KI wäre ich wohl irre geworden. Die vielen Vergleiche, Tests und Sackgassen hätten mich allein erschlagen. Mit der KI konnte ich meine Gedanken ordnen, Ideen prüfen und Lösungen Schritt für Schritt abklopfen. Sie war wie ein roter Faden durch das Chaos.

Meine wichtigste Erkenntnis

Am Anfang dachte ich: Ich muss nur das richtige Tool finden. Ein Programm, das alles kann, alles vereint und mir endlich Ruhe bringt. Doch je länger ich suchte, desto klarer wurde: Das perfekte Tool gibt es für mich nicht.

Was wirklich zählt, ist die Struktur.

Sie entscheidet, ob ein Tool mich unterstützt oder meinen Alltag kompliziert macht.

Erst als ich meine Strukturen überarbeitet habe – klare Ablagen, einfache Dateinamen (konsequent mit Checkliste für die Dateinamen), eindeutige Ablageregeln – wurde aus all den einzelnen Programmen ein System, das funktioniert.

Ganz fertig bin ich noch nicht. Momentan pflege ich täglich 15 Minuten lang Dateien ins neue System ein. Dabei sehe ich sofort, ob die neue Ordnung funktioniert – und bisher zeigt sie sich belastbar.

Ein weiterer Schritt war meine neue Backup-Lösung: FreeFileSync.

Backups sind jetzt fixer Bestandteil meiner Wochenroutine – egal ob MailerLite-Kontakte, eM Client, die Aufgabenplanung oder die Passwörter. Alles ist doppelt gesichert und für mich leicht zugänglich. 

Die Tools sind am Ende austauschbar. Heute eM Client, Joplin oder TickTick – morgen vielleicht etwas anderes. Aber die Ordnung, die ich mir geschaffen habe, bleibt.

Sie sorgt dafür, dass ich nicht mehr ins Schleudern gerate, wenn ein Tool ausfällt oder ein Anbieter plötzlich nicht mehr passt.

Rückblickend war die Suche mühsam, manchmal auch nervig. Aber sie hat sich gelohnt und das Aufräumen hat macht mir Freude. Plötzlich fühlt sich alles viel leichter an.

Ich habe nicht nur neue Programme gefunden, sondern vor allem gelernt, worauf es wirklich ankommt:

Eine klare Struktur.

Und genau das gibt mir heute Sicherheit.

Jetzt atme ich durch. Die Richtung stimmt, die Struktur trägt, die Backups laufen.

Es ist nicht alles perfekt, und ein paar Schritte liegen noch vor mir – aber ich weiss: Dieses Mal bin ich auf einem Fundament unterwegs, das hält.

Auf dem Weg konnte ich viel Ballast loswerden und genau das gibt mir dieses Gefühl von Leichtigkeit.